Da li poruka kasni, vraća se ili završava u spamu?
To su tri različite situacije. Povratna poruka o grešci znači da je isporuka odbijena ili da slanje nije završeno; njen kod je važan trag. Poruka u spam folderu jeste stigla, ali ju je sistem primaoca drugačije razvrstao. Odsustvo odgovora samo po sebi ne dokazuje ni jedno ni drugo.
Pripremite vreme slanja, adresu pošiljaoca, domen primaoca i obaveštenje o grešci ako postoji. Zamolite poznatog primaoca da proveri neželjenu poštu. Ne šaljite istu poruku deset puta: time ne utvrđujete uzrok.
- Ako problem ima jedan primalac, proverava se i njegova organizacija.
- Ako poruke sa računara stižu, a iz programa za fakture ne stižu, proveravaju se različiti sistemi slanja.
- Ako je pogođeno više korisnika i više primalaca, pregled domena i email servisa ima prednost.
Šta zapravo rade SPF, DKIM i DMARC?
Ove provere pomažu sistemu primaoca da proveri poreklo poruke. SPF navodi dozvoljene servere za domen koji se koristi pri serverskom slanju. DKIM dodaje digitalni potpis. DMARC proverava usklađenost domena vidljivog pošiljaoca sa domenom uspešne SPF ili DKIM provere i objavljuje politiku postupanja.
Firma može slati iz više izvora: Microsoft 365, kontakt forma, CRM, newsletter ili program za račune. Zato podešavanje samo jednog servisa ne znači da su svi izvori obuhvaćeni. MX zapis usmerava dolaznu poštu; njegovo postojanje nije potvrda ispravnosti svih izlaznih poruka.
Zašto je ova tema i dalje važna?
Google za slanje na lične Gmail naloge razlikuje opšte zahteve od strožih zahteva za velike pošiljaoce. Osnovni zahtev za autentifikaciju je SPF ili DKIM; za velike pošiljaoce traže se SPF, DKIM i DMARC. Tačan obuhvat i dodatni uslovi navedeni su u Google smernicama za pošiljaoce.
To nije razlog da mala firma preskoči pregled domena. Čak i nekoliko izgubljenih ponuda može poremetiti prodajni proces. Ispravna autentifikacija ipak ne garantuje mesto u glavnom prijemnom sandučetu: odluka zavisi i od reputacije slanja, sadržaja i pravila primaoca.
Redosled provere bez nasumičnog menjanja DNS-a
- Popišite sve servise koji šalju sa domena firme, uključujući sajt i poslovne aplikacije.
- Prikupite primere poruka iz svakog izvora i proverite rezultat autentifikacije u njihovim zaglavljima.
- Uporedite DNS zapise sa dokumentacijom stvarnog provajdera. Ne kopirajte tuđi SPF zapis.
- Dogovorite izmene, sačuvajte prethodne vrednosti i testirajte svaki izvor slanja.
- Pratite izveštaje i stvarnu isporuku pre uvođenja strože DMARC politike.
Microsoft preporučuje postepeno uvođenje DMARC-a, uz proveru legitimnih poruka. Naglo uključivanje politike odbijanja bez popisa pošiljalaca može blokirati i poslovnu poštu koju želite da isporučite.
Šta ne treba raditi kao brzo rešenje
Nemojte tražiti da klijent trajno isključi zaštitu od spama. Nemojte prelaziti na privatnu adresu kao trajnu zamenu za neispravan poslovni email. Promena naziva pošiljaoca ili dodavanje još teksta u potpis takođe nije zamena za dijagnostiku.
Ako kolege prijavljuju poruke koje niste poslali, ne tretirajte to automatski kao problem isporuke: potreban je i pregled naloga. Za probleme sa samom aplikacijom pogledajte pomoć kada Outlook ili poslovni email ne radi.
NBG TEAM pomoć oko isporuke poslovnog emaila
Ako ponude, fakture ili poruke zaposlenih ne stižu pouzdano, NBG TEAM može da pregleda poslovni email, podešavanja domena i način slanja iz aplikacija. Za firme u Beogradu i Novom Beogradu dogovaramo obim provere i naredne korake prema postojećem sistemu.
Pogledajte Microsoft 365 podršku ili pošaljite zahtev za proveru poslovnog emaila. Navedite koji servis koristite, kada je problem počeo i da li pogađa sve korisnike. Ne šaljite lozinke; način dostavljanja primera poruka dogovorićemo tokom podrške.
Povezani vodič: MFA zaštita poslovnih naloga.