Šta pripremiti pre dolaska zaposlenog

IT onboarding počinje kada je potvrđen datum početka rada, a ne kada zaposleni sedne za sto. Potrebno je znati ulogu osobe, lokaciju, programe koje koristi i podatke kojima treba da pristupa.

Najbezbednije je dati samo pristupe potrebne za konkretnu ulogu. Kopiranje naloga prethodnog zaposlenog možda deluje brzo, ali stvara problem sa identitetom, evidencijom i kasnijim ukidanjem pristupa.

  • Pripremljen i ažuriran računar sa evidentiranim vlasnikom.
  • Lični korisnički nalog, poslovni email i potrebne licence.
  • Pristup odgovarajućim folderima, aplikacijama i kalendarima.
  • Podešen antivirus, zaključavanje ekrana i osnovna pravila ažuriranja.
  • Proveren monitor, docking, tastatura, miš, kamera i slušalice.
Priprema poslovnog računara i softvera za novog zaposlenog
Dobro pripremljen računar, korisnički nalog i poslovne aplikacije omogućavaju zaposlenom da počne rad bez improvizacije.

Email, Microsoft 365 i korisnički nalozi

Poslovni email treba otvoriti na ime zaposlenog, sa jasnim pravilima za lozinku i MFA. Ako uloga zahteva deljeni mailbox, Teams, OneDrive ili SharePoint, pristup se dodeljuje grupi ili nalogu, umesto slanja zajedničke lozinke.

U firmama sa više zaposlenih korisno je standardizovati nazive naloga i grupe pristupa. Tako novi član tima dobija isti osnovni paket kao kolege sa sličnom ulogom, a promene se lakše prate.

Mreža, štampači, VPN i svakodnevni rad

Računar može biti tehnički ispravan, a da zaposleni ipak ne može da radi. Pre prvog dana proverite WiFi ili mrežni priključak, štampače, skenere, VPN, zajedničke foldere i specifične poslovne programe.

Ako osoba radi hibridno, proverite udaljeni pristup pre nego što ode kući sa opremom. VPN i MFA treba testirati sa stvarnim nalogom, a ne pretpostaviti da će raditi kada zatreba.

  • Pristup kancelarijskoj mreži i internetu.
  • Mrežni štampači i skeneri.
  • VPN ili drugi odobren udaljeni pristup.
  • Poslovne aplikacije i licence.
  • Kontakt i način prijave problema IT podršci.

Šta objasniti prvog radnog dana

Kratko IT uputstvo treba da objasni gde se čuvaju poslovni fajlovi, kako se prijavljuje problem, šta se ne šalje privatnim emailom i kako izgleda sumnjiva poruka. Cilj nije duga obuka, već nekoliko jasnih pravila koja sprečavaju najčešće greške.

Onboarding kao ponovljiv poslovni proces

Kada firma koristi istu checklist-u za svaki dolazak, manje stvari zavisi od sećanja pojedinca. Evidencija opreme, naloga i odobrenih pristupa kasnije olakšava podršku, inventar i bezbedan odlazak zaposlenog.

Za tim koji raste, ovaj proces može biti deo redovnog IT održavanja: menadžer najavi novog zaposlenog, dostavi ulogu i datum, a IT pripremi standardno radno mesto i potvrdi završene stavke.

Važno: Najčešća greška je korišćenje tuđeg ili zajedničkog naloga „samo privremeno“. Privremeni pristupi se često nikada ne isprave, pa firma gubi evidenciju ko je radio sa podacima.

Zaključak

Dobro pripremljen IT onboarding smanjuje izgubljeno vreme prvog dana, čuva kontrolu nad pristupima i ostavlja urednu evidenciju opreme i naloga. Checklist-a je mala stvar koja postaje veoma vredna kada tim počne da raste.

Za procenu konkretnog poslovnog okruženja i sledećih koraka, kontaktirajte NBG TEAM.