SharePoint organizacija fajlova i pristupa za firme
Kada se poslovni dokumenti dele kroz privatne foldere, poruke i brojne kopije, teško je utvrditi koja verzija važi. Organizujemo SharePoint biblioteke i pristupe prema timovima, projektima i odgovornim osobama u firmi.
Dogovorite organizaciju dokumenata
Zajednički dokumenti sa jasnim vlasnikom
Usluga je namenjena firmama koje već koriste Microsoft 365 ili planiraju prelazak, a žele uređen prostor za timski rad. Prvo razlikujemo lične radne dokumente od materijala koji pripadaju timu: ponuda, projektnih fajlova, procedura i obrazaca. Odgovorna osoba u firmi odobrava ko čita, ko menja i ko odlučuje o deljenju.
Ne selimo sve foldere automatski. Stari duplikati, osetljivi podaci i fajlovi vezani za specifične aplikacije zahtevaju odluku pre prenosa. Za podatke koji moraju ostati u lokalnoj mreži razmatra se serversko ili NAS skladištenje.
Dogovor strukture i prava pristupa
- Pregled izvora podataka, količine i načina korišćenja.
- Predlog lokacija i biblioteka po timu ili poslovnoj nameni.
- Grupe pristupa i odgovorna osoba za svaku celinu.
- Pravila za spoljne goste i deljenje linkova, u skladu sa postavkama organizacije.
- Pilot prenos i provera rada sa reprezentativnim dokumentima.
Struktura treba da bude razumljiva zaposlenima. Previše izuzetaka po pojedinačnim fajlovima otežava održavanje. Gde je praktično, pristupe organizujemo kroz grupe, a posebne slučajeve jasno beležimo.
Prenos bez paralelnih radnih kopija
Probna biblioteka
Sa manjom grupom proveravamo otvaranje dokumenata, uređivanje, pretragu i željeni način rada kroz browser ili podržane aplikacije. Testiramo i pristup korisnika koji ne bi trebalo da vidi određenu celinu.
Dogovor trenutka prelaska
Utvrđujemo kada prestaje rad na staroj lokaciji i kako se rešavaju izmene nastale tokom prenosa. Stari izvor ostaje prema dogovorenom planu dok odgovorna osoba ne prihvati rezultat.
Šta zaposleni dobijaju
Predaja uključuje pregled strukture, listu odgovornih osoba i kratko uputstvo za otvaranje, deljenje i pronalaženje dokumenata. Pokazujemo razliku između slanja linka i pravljenja nove kopije. Ako je sinhronizacija uključena u obim, proveravamo dogovorene računare i objašnjavamo kako se prepoznaje problem.
Verzionisanje i korpa za obrisane stavke imaju svoja pravila i ograničenja. Zahteve za čuvanje i oporavak razmatramo odvojeno od same organizacije foldera. Prava pristupa i promena radnog mesta kasnije se mogu održavati kroz redovno IT održavanje.
Procena obima i troška
Ponuda zavisi od količine podataka, broja izvora, složenosti dozvola, stanja postojećih naloga i potrebne obuke. Proveravamo dostupne licence i kapacitet pre izbora rešenja. NBG TEAM pomaže firmama u Beogradu i Novom Beogradu kroz udaljenu pripremu i dogovoreni rad sa zaposlenima.
Širi pregled podrške: Microsoft 365 podrška. Za okvirne informacije o načinu obračuna pogledajte cenovnik IT usluga; obim ovog projekta potvrđujemo ponudom.